En esta oportunidad, queremos compartir con todos ustedes una temática que muchas veces entendemos que está sub-valorada, y el es hecho de contar con documentación 📑. La documentación es una herramienta muy valiosa al momento de diseñar una solución, analizar un problema, trabajar en un incidente, proponer mejoras a un proceso o metodología. El "hacer" no debe ser construir e ir probando en el mientras tanto.
Si nos guiamos por el "deber ser", siempre se recomienda planificar, analizar requerimientos, diseñas, construir, evaluar, operar y medir. Lo que comúnmente se conoce como el "ciclo de deming" o PDCA. Sin embargo, muchas veces la velocidad con la que se deben implementar las soluciones, por "cuestiones de negocio", hace que los servicios/plataformas, no cuenten con buena documentación.
Dejando de lado la necesidad que se plantea como requerimiento en proyectos o pliegos, donde la transferencia de conocimiento, generalmente se traduce a la entrega de documentación. En este artículo, queremos enfocarnos en el uso real de la documentación, es decir, para qué actividades del "día a día" sirve contar con documentación detallada y actualizada.
Al momento de querer evaluar una empresa, un servicio o una plataforma, la documentación existente permite conocer cómo funciona lo que queremos evaluar, permite identificar cierto nivel de madurez en la gestión de un tema o bien, incluso, una perspectiva de la cultura organizacional. Si bien siempre la documentación es un elemento de referencia, al momento de llevar a cabo el assessment, se puede utilizar para identificar áreas de interés, entender los componentes que forman parte del alcance, entre otros puntos de interés que pudieran ser parte de la evaluación.
Trabajando en seguridad cuando tienes que seguir el roadmap de un producto y debes validar cambios, identificar riesgos, requerimientos, etc. La documentación es fundamental para entender el contexto, las relaciones y las dependencias, etc. Cualquier proyecto debería iniciar en un papel, para identificar todos los requerimientos y no comenzar a construir algo que luego pueda requerir cambios y/o re-trabajo. Que una Cía trabaje con la documentación como premisa, también habla de su madurez.
En entornos de trabajo, sobre todo cuando hay que operar, resolver incidentes y/o trabajar en problemas que se hayan presentado, la documentación es un elemento que agrega valor. Si hay que llamar al DBA o al desarrollador para entender lo que está pasando, quizás se deba a debilidades de la documentación. Eso no significa que no haya que sumarlos, pero ello debería suceder ante escalamientos, no sólo para poder trabajar en el caso.
Transferencia de conocimiento, cambiar el modelo de operación, por ejemplo, cuando hay una externalización, para ello la documentación es un elemento que ayuda al traspaso, minimiza tiempos, ahorra costos. Previene incidentes y su impacto incrementado por la falta de conocimiento del entorno.
Garantiza resultados, al brindar instrucciones técnicas que minimicen el error humano, para ellos las guías, instructivos, son un elemento muy valioso.
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Cada equipo debe encontrar la forma de trabajo que más le funcione, pero siempre pensando en profesionalizar, incrementar la calidad y el conocimiento de la Cía, por sobre el armado de silos, islas de conocimiento o dependencia en personas.
Los equipos que comparten trascienden, son recordados y crecen. Documentar es una forma clara de compartir el conocimiento.
Ya sea a través de herramientas gratuitas o pagas, existen muchas opciones como para que los equipos encuentren la mejor opción. Luego vendrá el tiempo para desarrollar ese producto, utilizarlo e incluso mejorarlo.
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En los tiempos que corren, la documentación sigue siendo un elemento muy importante. Desde SECURETECH ⚡#HacerLasCosasBien hacemos mucho hincapié en que las empresas utilicen documentación como elemento de apoyo y soporte a los equipos de trabajo. Para ello, recomendamos las siguientes premisas:
En el marco de los proyectos que llevamos a cabo, siempre nos consultan respecto a qué herramienta o producto utilizar, dado que siempre mencionamos lo importante que es documentar como parte de la cultura de trabajo de la Cía. Sin embargo, tal como mencionamos anteriormente, no hay una receta única 🔖.
A continuación, vamos a compartir algunas de las herramientas que utilizamos y otras que se utilizaron en proyectos de nuestros clientes:
Notion - The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
Sin preferencia por alguna en particular, tanto Notion como Confluence es lo que más encontramos en equipos modernos, mientras que aquellos que tienen modelos organizaciones más verticales (incluso más antiguos), utilizan MS Sharepoint, Word o incluso Excel.
Además, acompañando a la documentación, se suman herramientas de colaboración, las cuales compartimos a modo de referencia:
Slack es quizás la herramienta de colaboración más utilizada en equipos ágiles.
Videoconferencia, reuniones, llamadas | Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración que se está utilizando mucho en equipos que ya trabajan con la tecnología del fabricante. Provee espacios de trabajo común, sala de chat y conexiones con herramientas que permiten el trabajo con agilidad.
Telegram - a new era of messaging
Grupos de Telegram y canales o bots son muy utilizados en los equipos actualmente, por ejemplo, para recibir notificaciones o alertas de distintos servicios.
<aside> 🚧 Los equipos que están implementando metodologías ágiles o están en plena transformación digital, están más permeables a cambiar sus metodologías actuales. El papel o los repositorios estáticos están siendo reemplazados por herramientas integrales de comunicación.
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